No te sientas mal si hace unas semanas no sabías lo que era Zoom o si en los últimos días tuviste más reuniones por videoconferencia que en los últimos cinco años: a todos nos pasó.
Los días que estamos viviendo nos llevaron a explorar nuevas posibilidades a la hora de trabajar. Uno de esos cambios es la proliferación de reuniones realizadas en entornos digitales, una posibilidad que existe desde hace tiempo pero que ahora cobró nueva relevancia.
Tener reuniones a distancia requiere ciertas rutinas y habilidades que no siempre ejercitamos pero que debemos poner en práctica. Por eso, reunimos diez claves para que tu próxima videollamada, laboral o no, sea un éxito.
1. Una videoconferencia necesita preparación
Sacate de la cabeza que una reunión a distancia es idéntica a una realizada de manera tradicional. Hay que hacer una planificación estratégica previa de qué es lo que se busca con el encuentro y qué dinámicas tienen sentido de que se realicen en una call y cuáles no.
No es una tarea difícil pero no hay que subestimarla: se trata de pensar qué partes de la reunión necesitan de mi participación directa y el feedback de los demás, y qué puedo transformar en un documento para enviar, por ejemplo, por correo electrónico.
2. Los desafíos a la hora de comunicar son los mismos
A pesar de que hay retos específicos en una reunión remota, tu objetivo sigue siendo conectar con la audiencia que tengas, ya sean tus colegas, tu equipo o tu jefe, y poder mantener su atención para que tengan un impacto memorable de lo que estás contando.
A esto se suman problemáticas extras, porque en nuestras casas tenemos muchas más distracciones con las que debemos competir. Pensá que quienes están con vos en la call también están con mascotas, miembros de su familia y hasta con la comida en el horno.
3. Una reunión remota sigue siendo una reunión
Que el ámbito doméstico no te engañe: las reuniones a distancia deben seguir los lineamientos de las reuniones que venías teniendo hasta ahora. A veces estar en nuestras casas nos hace creer que podemos estar más relajados o con menos formalidad.
Tu profesionalismo y la impresión que vas a causar en superiores, colegas y clientes dependen también de tu versatilidad para adaptarte a estas nuevas circunstancias.
4. Sé breve, pero decí más cosas
Si las reuniones presenciales largas son todo un problema… ¡imaginate una a distancia! Las videoconferencias deben empezar y terminar en el horario pautado (ya no existe la excusa del que se quedó atrapado en el tráfico o en el subte) e idealmente no debería extenderse por más de una hora.
En el caso de que haya una presentación, hay que evitar muchas imágenes y preferir texto, ya que la audiencia podrá seguir esas palabras en su pantalla y no distraerse con detalles de la foto.
5. Establecé tus reglas
Más allá de que en el pasado quizá hemos participado de muchas videoconferencias, todos estamos aprendiendo a tener calls a gran escala y debemos ser comprensivos con aquellos que están debutando. Por eso no hay reglas consensuadas, lo que puede ser problemático.
Podés volver esto a tu favor: creá métodos a tu medida.
Por ejemplo, explicá antes de empezar cómo se puede participar, si es por chat, dando una señal, interrumpiendo o cómo te resulte más cómodo. Recordá siempre que silencien sus micrófonos para evitar ruidos molestos y al realizar la invitación, ofrecé tu ayuda en el caso que nunca hayan usado la plataforma elegida.
6. Tu casa, tu oficina
Aunque no toda la reunión tenga video (siempre es preferible usarlo para iniciar y terminar, lo que le da un toque humano pero impide que dificulte las comunicación con conexiones de Internet más lentas), tenés que estar preparado para prender la cámara… ¡incluso si no querés!
Chequeá qué cosas entran en el ángulo de tu cámara y, dentro de las posibilidades, lográ una escena armónica.
Todos tenemos una pila de ropa para planchar en un rincón de la casa: no la tiene que ver tu cliente.
Lo mismo cuenta para tu computadora y navegador si vas a compartir pantalla… ¡ojo con las pestañas abiertas!
7. ¡Luz, cámara y altura!
Un truquito estético que nunca viene mal: la luz puede ser la diferencia entre verte profesional o como recién salido de un bar todo desaliñado. Ubicá una lámpara potente detrás de la computadora o cámara donde transmitas. Puede ser un velador de tu mesa de luz.
La clave es que te ilumine de forma pareja, evitando sombras que cambien tu expresión.
Tratá de que la cámara esté un poco más elevada que la línea de tus ojos, para evitar una postura que te haga ver mal. La clave es tener la cabeza levemente alzada.
Fijate las transmisiones en vivo que hacen las celebridades en Instagram: ¡con este truco ninguna tiene papada!
8. Hay más opciones que Zoom
Si bien es cierto que la plataforma Zoom logró convocar la mayor atención dentro de las redes sociales y los medios de comunicación, por su simplicidad y alcance, hay muchas otras opciones tan atractivas e incluso más seguras.
Google Hangouts, que sólo requiere que tengas una cuenta de Gmail; el viejo y querido Skype, que puede ser utilizado online sin descargar ningún software; el siempre fiel Teams, con muchas funciones útiles para entornos laborales, y el más aburrido pero muy estable Webex.
Si necesitás usar Zoom pero te preocupa la seguridad de la plataforma, acá podés ver algunos consejos para tener en cuenta.
9. La pregunta más incómoda de todas
Así como muchos sentimos que ciertas reuniones se pueden reemplazar por un mail, en estos días también vale la pena preguntarse si ciertas videoconferencias son necesarias.
Animate a preguntarte a vos mismo esto: ¿para qué organizo esta call? ¿qué busco? ¿no se pueden lograr los mismos objetivos con una cadena de correos electrónicos o en un chat de Slack?
En más ocasiones de las que queremos confesar, algunas reuniones remotas pueden evitarse.
10. Las videoconferencias llegaron para quedarse
Los eventos actuales son inéditos y aún no conocemos sus verdaderos alcances pero sí es seguro que impulsaron cambios y aceleraron procesos que se viene gestando desde hace años.
Los encuentros remotos son uno de ellos: es difícil hacer predicciones en este campo pero lo más probable parece ser que seguiremos teniendo más y más de este tipo de encuentros en ámbitos virtuales.
Así que una buena idea es aprovechar este tiempo para ejercitar las habilidades necesarias para sacarles el mayor provecho.
En verdad hay que priorizar las reuniones virtuales y que estas no sean más de una hora pasado este tiempo ya no se presta atención o nos dedicamos a otras actividades
Es una nueva época llena de aprendizaje.
Excelente dato.
Todos los días aprendemos de las nuevas herramientas para reuniones. Muy importante tener en cuenta estás diez recomendaciones
Estoy usando varios procesos de comunicacion via web, antes usaba dos ahora, team, weibar, zoom y desde el mes de marzo los 5 dias de la semana, pero ahora que uds se sumaron al suministro de informacion para mejorar el uso de estas herramientas , se hace un habito y ya es parte de nuestra vida laboral a futuro y en mi hogar, mi esposa que es admnistradora de centro educativo y quien le escribe Como supervisor de mantenimiento muchas gracias por esos cosejos muy alentadores.
Para estos días, donde las reuniones sociales no se pueden dar, Zoom ayuda bastante.